Coronacrisis: Veelgestelde vragen van werkgevers (FAQ)

Geüpdatet op: 4-5-2020

Het corona-virus houdt iedereen bezig, zowel thuis als op het werk. De situatie brengt daarnaast veel arbeidsrechtelijke vragen met zich mee, vooral over de loondoorbetalingsverplichting. Maar ook vragen rondom de opname van vakantiedagen, thuiswerken en de privacy van werknemers werpen zich op. Deze vragen hebben wij hieronder per onderwerp voor u op een rij gezet.

Inhoudsopgave

  1. Overzicht financiële regelingen voor ondernemers
  2. Noodmaatregel overbrugging voor werkbehoud (NOW)
  3. Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)
  4. Loon doorbetalen?
  5. Vakantie
  6. Thuiswerken
  7. Privacy vs. Corona
  8. Grensarbeiders

Overzicht financiële regelingen voor ondernemers

De overheid helpt ondernemers die getroffen zijn door de coronacrisis. Er zijn vergaande regelingen van kracht waar u als ondernemer gebruik van kunt maken.

1. Van welke regelingen kan ik op dit moment als ondernemer mogelijk gebruik maken?

  • Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud (NOW);
  • Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo);
  • Compensatieregeling: 4000 euro voor direct getroffen ondernemers;
  • Verruiming van de Borgstelling MKB-kredieten;
  • Uitstel betalen belasting;
  • Verruiming regeling Garantie Ondernemersfinanciering;
  • Rentekorting kleine ondernemers op microkredieten Credits;
  • Overige maatregelen.

Bekijk de website van Rijksoverheid voor meer informatie over de regelingen.

Noodmaatregel overbrugging voor werkbehoud (NOW)

2. Wanneer komt mijn bedrijf in aanmerking voor compensatie op grond van de NOW?

De regeling Werktijdverkorting is stopgezet en vervangen door de tijdelijke NOW. De NOW betreft een tegemoetkoming in loonkosten voor werkgevers over de periode 1 maart tot en met 31 mei 2020 om ontslagen te voorkomen. Anders dan bij werktijdverkorting gaat de NOW niet uit van werkverlies (in uren), maar van omzetverlies. De hoogte van de tegemoetkoming in de loonkosten is afhankelijk van de terugval in omzet in een bepaalde referentieperiode en bedraagt maximaal 90% van de loonsom. De voorwaarden zijn als volgt:

  • Uw bedrijf verwacht een verlies van tenminste 20% aan omzet over een periode van drie maanden te rekenen vanaf 1 maart 2020, 1 april of 1 mei 2020. Heeft u te kampen met een omzetdaling als gevolg van andere omstandigheden dan de uitbraak van het corona-virus? Dan kunt u ook een NOW-aanvraag indienen zodra deze regeling is opengesteld. U hoeft niet aan te tonen waar uw omzetverlies aan te wijten valt.
  • Werkgevers mogen in de subsidieperiode geen ontslag op grond van bedrijfseconomische redenen aanvragen. Doen zij dit wel, dan resulteert dat in een lagere subsidie.
  • Werkgevers hebben een inspanningsverplichting om het volledige loon door te betalen en werknemers zoveel mogelijk in dienst te houden. Doen zij dat niet, dan kan dat resulteren in een lagere loonsom en daarmee ook een lagere subsidie.

3. Waar en per wanneer kan ik de aanvraag doen?

U doet de aanvraag online bij het UWV. Het digitale loket van het UWV gaat open op 6 april 2020. De aanvraagperiode loopt tot 31 mei 2020. Na ontvangst van de volledige aanvraag geldt een beslistermijn van 13 weken, maar het UWV streeft er naar de eerste termijn van het voorschot binnen 2 tot 4 weken uit te betalen. Het UWV keert het voorschot uit in drie termijnen uit.

4. Hoe hoog gaat mijn tegemoetkoming zijn?

Dat hangt af van (i) de mate van omzetverlies in de gekozen referentieperiode en (ii) de hoogte van de loonsom in de maanden maart tot en met mei 2020.

U kiest zelf een referentieperiode voor het verwachte omzetverlies. Dit moet in ieder geval een periode van drie aaneengesloten maanden zijn, tussen 1 maart en 1 augustus 2020. De periode vangt altijd aan op de eerste dag van de maand. Het is van belang goed na te denken over de vraag welke periode u wilt opgeven en in welke periode u de meeste omzetverlies verwacht.

De subsidie bedraagt vervolgens maximaal 90% van de loonsom over de maanden maart tot en met mei, bij een omzetverlies van 100% over de referentieperiode (NB: er kan dus een verschil zitten tussen de subsidieperiode en de referentieperiode!).

Ter illustratie:

  • indien 100% van de omzet wegvalt, bedraagt de tegemoetkoming 90% van de loonsom;
  • indien 50% van de omzet wegvalt, bedraagt de tegemoetkoming 45% van de loonsom;
  • indien 25% van de omzet wegvalt, bedraagt de tegemoetkoming 22,5% van de loonsom.

Het UWV geeft eerst een voorschot van 80% op de loonsom over maart tot en met mei 2020 op basis van het verwachte omzetverlies dat u opgeeft. Dat voorschot baseert het UWV op de loonsom over januari 2020. Later stelt het UWV vast wat de daadwerkelijke loonsom is geweest over de periode van maart tot en met mei 2020 en het daadwerkelijke omzetverlies in de referentieperiode. Als de daadwerkelijke loonsom en/of het omzetverlies lager blijkt, kan een terugvordering van het voorschot volgen.

5. Wat wordt allemaal tot ‘de loonsom’ gerekend?

De loonsom is het loon van alle werknemers die behoren tot uw loonheffingennummer. Voor ‘loon’ wordt uitgegaan van het sociale verzekeringsloon uit tegenwoordige dienstbetrekkingen in de zin van artikel 16 van de Wet financiering sociale verzekeringen. Overuren, bonussen, ploegentoeslagen, etc. vallen daaronder. Transitievergoedingen, bijvoorbeeld, niet. De uitbetaling van de vakantiebijslag in mei valt ook niet onder de loonsom. Stel eventueel met uw accountant of fiscalist vast welke posten wel en niet tot de loonsom gerekend moeten worden.

Aanvullende lasten en kosten zoals onder andere werkgeverspremies en werknemersbijdragen aan pensioen en de opbouw van vakantiebijslag worden ook gecompenseerd. Omdat de precieze omvang daarvan moeilijk vast te stellen valt is met oog op de uitvoerbaarheid van de regeling gekozen voor een opslag van 30%.

Er geldt wel een maximum per werknemer. Als loon dat voor compensatie in aanmerking komt wordt maximaal twee keer het maximumdagloon per maand per individuele werknemer (omgerekend naar de driemaandsperiode) in aanmerking genomen. Dat komt neer op € 9.538,- per maand.

6. Wat gebeurt er als mijn loonsom over de subsidieperiode lager uitvalt dan de loonsom van januari?

De loonsom over maart, april en mei 2020 moet bij benadering even hoog zijn als de loonsom in januari 2020. Daarin uit zich de inspanningsverplichting voor werkgevers om zoveel mogelijk werknemers aan het werk te houden en hun loon door te betalen. Als de loonsom inderdaad is gedaald, dan wordt de hoogte van de subsidie verminderd met 90% van het bedrag waarmee de loonsom is gedaald. Dat deel wordt dan door het UWV bij u teruggevorderd.

Een voorbeeld ter illustratie. De loonsom bedroeg in januari 2020 € 100.000. De loonsom in maart, april en mei 2020 bedraagt gemiddeld € 70.000 per maand. Het omzetverlies in maart, april en mei 2020 (de gekozen referentieperiode) bedraagt 100%.

Normaliter zou de compensatie dan (90% x € 100.000) x 3 = € 270.000 bedragen. 80% daarvan heeft u als voorschot ontvangen, dat is een bedrag van € 216.000. Maar de loonsom over maart, april en mei 2020  is gedaald met € 30.000 per maand. De hoogte van de compensatie wordt verminderd met 90% van het bedrag waarmee de loonsom is gedaald. (90% x € 30.000) x 3 = € 81.000.  De daadwerkelijke compensatie bedraagt daarom € 270.000 – € 81.000 = € 189.000,-. U moet dan € 216.000 – € 189.000 = € 27.000 aan het UWV terugbetalen, in plaats van dat u een nabetaling ontvangt. Let op: als uw daadwerkelijke omzetverlies óók lager is uitgevallen leidt dat ertoe dat uw subsidie nog lager uitvalt en u nog meer moet terugbetalen.

Als de loonsom van maart, april en mei 2020 hóger uitvalt dan de loonsom in januari 2020, krijgt u niet meer subsidie. Als het verwachte omzetverlies over de referentieperiode hoger uitvalt, krijgt u wel meer subsidie.

7. Is de NOW ook van toepassing op uitzendkrachten en payrollwerknemers? En op uitzendkrachten waarbij het dienstverband is geëindigd nadat ik een beroep heb gedaan op het uitzendbeding (bijvoorbeeld bij einde opdracht)?

De NOW is ook van toepassing op de loonkosten voor uitzendkrachten of payrollwerknemers die u in dienst heeft. Voor uitzend- en payrollwerkgevers gelden dezelfde voorwaarden als voor reguliere werkgevers.

Als een uitzendkracht door de opdrachtgever is weggestuurd waarna u het uitzendbeding heeft ingeroepen, dan kunt u de uitzendkracht een tijdelijk contract voor de duur van de tegemoetkoming aanbieden, zo heeft de Minister gezegd.

Het is echter de vraag of u dit wilt doen. U moet dan immers sowieso een deel van het loon van de betreffende werknemer doorbetalen, afhankelijk van de mate van omzetverlies. Anderzijds resulteert het ontslag van de uitzendkracht in een lagere loonsom, wat leidt tot een lagere subsidie. Het is verstandig dit goed af te wegen en door te rekenen.

Datzelfde geldt voor werknemers waarbij de loondoorbetalingsverplichting in de arbeidsovereenkomst is uitgesloten. Als u hen over (een deel van) maart 2020 geen loon heeft doorbetaald, kan dat resulteren in een lagere loonsom. Ook voor die groep geldt dat het verstandig is een en ander na te rekenen omdat het de vraag is of het percentage van het salaris dat u zelf moet doorbetalen meer bedraagt dan het deel van de compensatie dat u misloopt omdat de loonsom lager is.

8. Kan ik nog werknemers ontslaan als ik gebruik wil maken van de NOW-regeling?

Dat kan, maar houd er rekening mee dat als u een ontslagaanvraag indient bij het UWV wegens bedrijfseconomische omstandigheden in de subsidieperiode (maart, april en mei 2020) dat ertoe leidt dat uw subsidie lager uitvalt. Als u voor één of meer werknemers een ontslagaanvraag bij het UWV doet, leidt dat ertoe dat de uiteindelijke subsidie met 150% van de loonsom van de werknemer(s) waarvoor u een ontslagaanvraag hebt ingediend wordt verlaagd.

Besluit u toch een ontslagaanvraag in te dienen, dan moet u bovendien aannemelijk maken dat het ontslag niet had kunnen worden voorkomen met een beroep op de NOW-subsidie.

Een ontslag op andere gronden is wel mogelijk, evenals een beëindiging van de arbeidsovereenkomst, een proeftijdontslag of het niet verlengen van een tijdelijke arbeidsovereenkomst. Dit heeft mogelijk dan wel weer consequenties voor de hoogte van de loonsom over de subsidieperiode (maart tot en met mei 2020). Als die lager is dan de loonsom over januari 2020 leidt dat tot een lagere subsidie (zie vraag 6).

9. Zijn er nog redenen waarom ik géén NOW-aanvraag zou doen?

Die kunnen er zeker zijn. Zo dient u vooral af te wegen of u niet (ook) wilt reorganiseren (met gedwongen ontslagen) omdat het indienen van een ontslagaanvraag bij het UWV wegens bedrijfseconomische redenen gedurende de subsidieperiode negatieve gevolgen heeft voor een eventuele NOW-subsidie. U dient er tegelijkertijd rekening mee te houden dat u bij een eventuele ontslagaanvraag bij het UWV aannemelijk moet maken dat het ontslag niet had kunnen worden voorkomen met een beroep op de NOW-regeling. Een goede doorrekening van verschillende scenario’s is dus van belang.

Vragen die bij de afweging of u gebruik wilt maken van de NOW-subsidie relevant zijn, zijn bijvoorbeeld:

  • Is er na gebruikmaking van de NOW-regeling voldoende perspectief op structureel herstel, of voorziet u een noodzaak om later alsnog te moeten reorganiseren?
  • Weegt de te verwachten subsidie op tegen het percentage van de loonkosten dat u zelf nog moet doorbetalen of leidt een eventuele reorganisatie tot een grotere kostenreductie?
  • Bent u bereid om te voldoen aan de (ingewikkelde) voorwaarden en procedure van de NOW-regeling?
  • Is uw onderneming in staat om de subsidievoorschotten een aantal maanden te reserveren totdat de daadwerkelijke subsidie wordt vastgesteld of is er onvoldoende liquiditeit?
  • Leidt afscheid nemen van medewerkers tot het verlies van voor de organisatie waardevolle kennis en ervaring c.q. is er veel geïnvesteerd in het aantrekken van nieuw personeel?

Als u gebruik maakt van de subsidie zijn er ook een aantal verplichtingen waaraan u moet voldoen. De belangrijkste zijn:

  • U dient de loonsom zoveel mogelijk gelijk te houden.
  • U dient geen ontslagaanvraag bij het UWV in.
  • U gebruikt de subsidie voor betaling van de loonkosten.
  • U informeert de ondernemingsraad, pvt of, bij afwezigheid daarvan, de werknemers over de subsidieaanvraag.
  • U voert een controleerbare administratie en verleent daar inzage in tot vijf jaar na de datum van de vaststelling van de subsidie.
  • U dient gewijzigde omstandigheden die van belang zijn voor de subsidie direct schriftelijk te melden aan de minister.

Al met al kunnen deze afwegingen en verplichtingen ertoe leiden dat u geen gebruik wenst te maken van de NOW-regeling. Als u twijfelt en met ons wilt sparren over wat in uw geval de beste route is neem dan gerust contact met ons op.

10. Wordt het omzetverlies per natuurlijke of rechtspersoon vastgesteld of per concern?

Uitgangspunt van de regeling is dat als sprake is van een grotere samenstelling van rechtspersonen of natuurlijke personen, zoals een concern, de omzetdaling van de gehele groep de basis vormt voor de subsidie. Op 22 april 2020 heeft minister Koolmees bekendgemaakt de NOW-regeling op dit punt wordt gewijzigd. Met de wijziging kunnen ook werkmaatschappijen die niet in aanmerking komen voor de NOW-regeling omdat de omzetdaling van het concern lager is dan 20% alsnog een beroep doen op de NOW-regeling, indien de werkmaatschappij zelf wel 20% of meer omzetverlies heeft. In dat geval gelden wel extra voorwaarden. Meer weten over de wijziging van de NOW-regeling voor concerns? Lees het artikel ‘Wijziging concernbepaling in de NOW-regeling’.

11. Kunnen startende ondernemers ook in aanmerking komen voor de NOW?

Als het gaat om startende ondernemers volgt dat van de NOW-regeling gebruik kan worden gemaakt als er tenminste een maand omzet is gedraaid vóór 1 maart 2020. In dat geval geldt voor u een andere meetperiode voor de omzetberekening dan voor bedrijven die heel 2019 al hebben bestaan. Voor startende ondernemers geldt dat de maanden vanaf het moment dat de bedrijfsuitoefening is aangevangen tot en met februari 2020 worden genomen, omgerekend naar 3 maanden. De omzet wordt in de driemaandsperiode in 2020 (meetperiode) naar rato vergeleken met de omzet vanaf de kalendermaand dat de bedrijfsuitoefening is begonnen. Voor de situatie waarin het bedrijf nog niet bestond gedurende geheel 2019, zal het aanvraagformulier een nadere toelichting bevatten met aanwijzingen voor de juiste berekening van het omzetverlies.

12. Moet ik een accountantsverklaring overleggen voor de definitieve vaststelling van het omzetverlies?

Dat is nog niet bekend. Binnen 4 weken na publicatie van de NOW-regeling wordt daar meer over bekend gemaakt. De accountantsverklaring zal niet voor alle aanvragen verplicht worden opgevraagd.

13. Kan ik voor mijn zieke werknemers ook subsidie aanvragen?

Ja, ook die kosten vallen onder de loonkosten die voor vergoeding in aanmerking komen. Of u voor ziekte bent verzekerd is niet relevant. Voor de betaling van ZW-uitkeringen door eigenrisicodragers gelden andere regels.

14. Mijn bedrijf zit in het buitenland gevestigd. Kan ik toch in aanmerking komen voor de subsidie?

 Ja, mits u werknemers in Nederland in dienst heeft en u ook in Nederland sv-loon betaalt.

15. Kan ik mijn werknemer tijdelijk uitlenen aan een andere werkgever die wel genoeg werk heeft en heeft dit invloed op de NOW?

Ja, elkaar helpen in deze crisis tijd is mogelijk. Wanneer u werknemers uitleent zonder winstoogmerk (maximaal tegen loonkosten en een kleine opslag), is sprake van collegiale uitleen. Wanneer u kosten in rekening brengt voor de uitleen heeft dat mogelijk gevolgen voor uw recht op NOW. Het recht op en de hoogte van de NOW-tegemoetkoming wordt namelijk bepaald door uw omzetverlies. Indien u kosten in rekening brengt voor uitleen, genereert u immers omzet. Ook moet u er dan rekening mee houden dat de Wet allocatie arbeidskrachten bij intermediairs (Waadi) van toepassing kan zijn, waaruit onder andere de verplichting om de inlenersbeloning te betalen volgt. Vergeet daarbij ook niet eventueel van toepassing zijnde cao’s. Het is verstandig alle afspraken goed vast te leggen in een overeenkomst met de partij waarmee u samenwerkt en de werknemer die wordt uitgeleend.

Let er daarnaast op dat wanneer u tijdelijk personeel uitleent tegen betaling, u dit als bedrijfsactiviteit in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel vastlegt om hoge boetes te voorkomen.

Meer weten over het in- en uitlenen van werknemers tijdens de coronacrisis? Lees het artikel van Nieske Nijkamp over het in-en uitlenen van werknemers in crisistijd.

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

16. Ik ben zzp’er of zelfstandig ondernemer en zit in de financiële problemen doordat mijn opdrachten wegvallen. Wat kan ik doen?

Wanneer u vanaf 1 maart 2020 in de financiële problemen bent gekomen als gevolg van de ‘coronacrisis’, dan kunt u bij de gemeente waar u woont een aanvraag indienen voor de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling staat open voor zelfstandig ondernemers, waaronder zzp’ers, die tijdelijk financieel in de knel zitten. De regeling is gebaseerd op het al bestaande Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz), maar wordt sneller behandeld en verstrekt. Deze voorziening heeft tijdelijk soepele voorwaarden vanwege de bijzondere situatie waarin Nederland verkeert.

Om in aanmerking te komen voor deze regeling gelden de volgende voorwaarden:

  • U bent een gevestigde zelfstandige, vanaf 18 jaar tot de pensioengerechtigde leeftijd;
  • u bent woonachtig en rechtmatig verblijvend in Nederland;
  • u bent Nederlander of daarmee gelijkgesteld;
  • uw bedrijf of zelfstandig beroep wordt in Nederland uitgeoefend;
  • u voldoet aan wettelijke vereisten voor de uitoefening van het eigen bedrijf, waaronder inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel vóór het aankondigen van deze regeling op 17 maart 2020 18.45 uur;
  • u bent vóór 1 januari 2020 gestart met de onderneming en voldoet aan het urencriterium, d.w.z. minimaal 1.225 uur per jaar werkzaam in het eigen bedrijf of zelfstandig beroep;
  • u bent woonachtig in de gemeente, waar aanvullende inkomensondersteuning wordt aangevraagd.

Wanneer u aan de voorwaarden voldoet kunt u aanspraak maken op inkomensondersteuning tot aan het voor u geldende sociaal minimum voor maximaal 3 maanden. Deze inkomensondersteuning hoeft u niet terug te betalen. Het sociaal minimum dat voor u van toepassing is, kunt u vinden via de website van het UWV. U kunt met terugwerkende kracht worden gecompenseerd vanaf 1 maart 2020. Daarnaast kan een lening voor bedrijfskapitaal worden aangevraagd.

17. Wanneer kan ik als zzp’er of zelfstandig ondernemer een aanvraag voor de Tozo indienen?

De regeling is op dit moment nog niet van kracht. Wel nemen sommige gemeenten al aanvragen voor de Tozo aan en schieten de compensatie vast voor. De overheid streeft ernaar om op vrijdag 27 maart 2020 de inhoud van de regeling bekend te maken en de meeste noodloketten zullen in de week erna open gaan. Gemeenten kunnen op basis van de Tozo aanvragen in behandeling nemen. De aanvraag verloopt digitaal via de gemeente waar u staat ingeschreven. Wij adviseren u daarom de website van uw gemeente in de gaten te houden. Als uw financiële nood te hoog is, dan kunt u de  e gemeente verzoeken u alvast een voorschot te verlenen. Daarover beslist de gemeente op individueel niveau.

Loon doorbetalen?

18. Wanneer moet ik het loon van mijn werknemer doorbetalen?

Werknemers die besmet zijn met het corona-virus en daarvan klachten ondervinden, hebben recht op doorbetaling van loon tijdens ziekte.

Het kan zijn dat werknemers die gezond zijn (toch) niet in staat zijn om te komen werken. Bijvoorbeeld omdat uw bedrijf is gesloten, of door de maatregel van de overheid om mensen die in contact zijn geweest met een coronapatiënt in quarantaine te plaatsen. In dat geval is geen sprake van ziekte. In die gevallen zijn de volgende situaties te onderscheiden:

  1. De werknemer kan thuis werken: de werkgever kan in een dergelijk geval van de werknemer verlangen dat hij thuis (of vanuit een andere plek) werkt. In dat geval heeft de werknemer logischerwijs ook recht op loon.
  2. De werknemer kan niet thuis werken: de oude hoofdregel was ‘geen arbeid, geen loon’. Dat was alleen anders wanneer de reden van het niet-werken in de risicosfeer van de werkgever lag. Deze hoofdregel is door een wetswijziging per 1 januari 2020 vervangen door ‘geen arbeid, wel loon’ tenzij het niet-werken in de risicosfeer van de werknemer ligt. De werkgever zal daarvan bewijs moeten aandragen. Het corona-virus zal in de meeste gevallen niet aan te merken zijn als een werknemersrisico, noch als een werkgeversrisico. Dat maakt dat de (nieuwe) hoofdregel: ‘geen arbeid, wel loon’ geldt en de werkgever in principe gehouden is het loon door te betalen.
  3. Overige omstandigheden die voor rekening en risico van de werknemer komen: soms hoeft de werkgever ondanks het voorgaande toch geen loon door te betalen, bijvoorbeeld als een werknemer die ondanks een negatief reisadvies toch op vakantie is gegaan en nu niet meer terug kan komen. Of in het geval van een werknemer die niet naar het werk wil komen uit angst voor besmetting, terwijl u als werkgever wel de door het RIVM voorgeschreven maatregelen heeft genomen. Onder deze omstandigheden heeft de werknemer in beginsel geen recht op loon.

19. Heeft mijn werknemer recht op betaald verlof als zijn/haar kind niet naar school of de opvang kan?

Indien ouders voor kinderen moeten zorgen vanwege de sluiting van scholen/kinderopvang, dan kan de werknemer in eerste instantie (betaald) calamiteitenverlof opnemen om maatregelen te nemen. Denk aan het regelen van een vervangende oppas. Lukt dat uiteindelijk niet, dan komt dit voor rekening en risico van de werknemer. De kinderen zijn namelijk de verantwoordelijkheid van de werknemer. De werknemer kan in een dergelijke situatie wellicht vakantiedagen of onbetaald verlof opnemen om voor de kinderen te kunnen zorgen.

20. Heeft mijn werknemer recht op betaald verlof als de werknemer een ziek kind en/of zieke partner moet verzorgen?

Stel: het kind en/of de partner van uw werknemer is ziek (met het corona-virus of niet), maar uw werknemer zelf niet. Welke mogelijkheden voor verlof spelen dan een rol?

Calamiteitenverlof
Wordt de werknemer weggeroepen om het kind op te halen, dan heeft hij recht op calamiteitenverlof. Dit verlof geldt zolang de werknemer nodig heeft om deze calamiteit op te lossen (zoals het ophalen van het kind en een oppas regelen).

Kortdurend zorgverlof
Moet de werknemer voor het kind en/of de partner zorgen, dan kan de werknemer kortdurend zorgverlof aanvragen voor maximaal twee weken per jaar. Op grond van de wet geldt gedurende die periode een loondoorbetalingsverplichting van 70% van het loon en een volledige opbouw van vakantiedagen. In de cao kunnen afwijkende regels staan.

Langdurend zorgverlof
Moet de werknemer het kind en/of partner langer verzorgen, dan kan de werknemer langdurend zorgverlof aanvragen. Gedurende dit zorgverlof geldt geen loondoorbetalingsverplichting, maar de opbouw van vakantiedagen loopt wel door. In de cao kunnen afwijkende regels staan.

21. Ik werk met een jaarurennorm voor mijn werknemers en heb door het corona-virus op dit moment geen werk voor mijn werknemer, kan ik mijn werknemer vragen zijn plusuren op te nemen?

Sinds de inwerkingtreding van de Wet Arbeidsmarkt in balans zijn veel werkgevers gaan werken met een jaarurennorm waarbij de werknemer een vast periodiek salaris krijgt voor een vaste urenomvang en daarbij plus- en minuren opbouwt. Als uw werknemer op dit moment niet kan werken teert hij inderdaad in op zijn plusuren. Heeft de werknemer niet genoeg plusuren, of helemaal geen plusuren, dan bouwt hij minuren op die hij op een later moment inhaalt.

Let er op dat de werknemer per salarisperiode ten minste het wettelijk minimumloonloon moet ontvangen over de gewerkte uren. Op het moment dat er straks weer meer werk is en de werknemer inteert op zijn minuren kan dat er toe leiden dat voor de gewerkte uren gemiddeld minder dan het minimumloon betaald wordt. Dit moet dan aangevuld worden tot het minimumloon.

Wanneer uw werknemer nog minuren heeft op het moment dat de arbeidsovereenkomst eindigt, dan moet u kijken of de werknemer nog extra ingezet kan worden om de minuren in te halen. Lukt dat niet voor het einde van het dienstverband en zijn de gemiddeld overeengekomen uren wel steeds door u uitbetaald? Dan mag u het teveel uitbetaalde loon alleen bij de eindafrekening verrekenen als de minuren in redelijkheid voor de werknemer behoren te komen. Het coronavirus valt daar in beginsel niet onder, wat betekent dat de werknemer mogelijk uit dienst gaat met een minurensaldo.

22. Mag ik als werkgever de werknemers vragen om andere werkzaamheden te verrichten, dan die waarvoor zij zijn aangenomen?

Ja, dit mag u als werkgever aan de werknemer vragen op grond van het goed werknemerschap. Het voorstel voor ander werk moet dan wel redelijk zijn. Om te beoordelen of het verzoek van de werkgever om andere werkzaamheden te verrichten redelijk is, moet naar alle omstandigheden van het geval gekeken worden, waaronder de aard van de gewijzigde omstandigheden, de aard en ingrijpendheid van het verzoek en de positie van de betrokken werknemer. Nu het gaat om tijden van crisis mag je van een werknemer sneller verwachten dat hij andere arbeid verricht.

Vakantie

23. Kan ik mijn werknemer verplichten zijn vakantiedagen op te nemen?

Nee, u kunt als werkgever niet eenzijdig bepalen dat een werknemer vakantiedagen moet opnemen. U mag als werkgever namelijk een vakantie niet ‘opleggen’ aan een werknemer.

Dit kan anders zijn indien de vakantie al gepland was. Mocht de werknemer wegens het corona-virus deze data willen wijzigen, kunt u in overleg treden met de werknemer waarbij u aangeeft dat u er (bedrijfsorganisatorisch gezien) op gerekend hebt dat de werknemer met vakantie gaat en dat u hoopt dat de werknemer op een andere manier invulling geeft aan zijn vakantie – desnoods gedeeltelijk. De werknemer heeft hierin de verplichting zich als een goed werknemer te gedragen.

Als uw werknemer nog veel wettelijke vakantiedagen over heeft van 2019, dient u uw werknemer hier op te wijzen. Deze komen namelijk te vervallen per 1 juli 2020. Op die manier kunt u wellicht toch uw werknemer stimuleren om vakantiedagen op te nemen.

24. Moet ik later dit jaar gehoor geven aan de verzoeken van mijn werknemers om hun vakantie ‘in te halen’?

Nee dat hoeft niet indien dit problemen veroorzaakt rondom de bedrijfsvoering en de personeelsbezetting. Belangrijk is dat er maatafspraken worden gemaakt waarbij zoveel mogelijk tegemoet wordt gekomen aan de wensen van de werknemer, waarbij de werkgever de mogelijkheid krijgt de organisatie draaiend te houden. Ook de werkgever dient zich hierbij als een goed werkgever te gedragen.

Een werknemer verplichten ADV-uren op te nemen vanwege minder werk door het corona-virus kan mogelijk wel, indien schriftelijk is afgesproken dat u als werkgever kunt bepalen wanneer de werknemer de ADV-uren moet opnemen. Op basis van de huidige rechtspraak is de vakantiewetgeving namelijk niet van toepassing op ADV-uren. Controleer in de toepasselijke cao of arbeidsvoorwaardenregeling wat hierover is afgesproken.

25. Mag ik de vakantie van mijn werknemer intrekken als er veel werk is of wanneer wordt verwacht (door het corona-virus of door ziekte) sprake is van onderbezetting?

 Ja, u kunt als werkgever de vakantiedagen van een werknemer intrekken of wijzigen indien daarvoor gewichtige redenen zijn. Ga daarover dan in overleg met de werknemer en leg de situatie uit. Het zal dan bijna altijd moeten gaan om situaties van overmacht aan de kant van de werkgever. Door de ‘coronacrisis’ is er zeker sprake van een overmacht situatie. U kunt dus verleende vakantiedagen intrekken met een beroep op een piek aan werkzaamheden die verwacht wordt of een beroep op onderbezetting vanwege ziekte. Belangrijk is wel dat er voldoende aanknopingspunten bestaan waaruit volgt dat sprake is van een (verwachte) piek of tijdelijke onderbezetting.

Let er hierbij wel op dat een wijziging van reeds vastgestelde vakantiedagen aanleiding kan zijn tot het betalen van schadevergoeding. De wet bepaalt namelijk dat de werkgever de schade moet vergoeden die de werknemer lijdt als gevolg van de wijziging. Wanneer werknemers al een vakantie hebben geboekt en zij deze moeten annuleren vanwege het intrekken van de vakantiedagen, dan zal de werkgever deze schade moeten vergoeden.

Daarnaast impliceert het feit dat de werknemer akkoord gaat met de wijziging van een eerder door u vastgestelde vakantie niet zonder meer dat hij afstand doet van zijn recht op schadevergoeding.

26. Mag ik het uitbetalen van vakantiegeld in mei uitstellen om mijn lasten te kunnen betalen?

In beginsel niet. Op grond van de wet wordt het vakantiegeld (uiterlijk) in de maand juni uitbetaald. Van dit tijdstip kan bij publiekrechtelijke regeling of schriftelijke overeenkomst worden afgeweken, met dien verstande dat uitbetaling ten minste een keer per kalenderjaar dient te geschieden. Het uitstellen van het betalen van vakantiegeld kan dus niet zomaar zonder toestemming van de werknemer plaatsvinden. Maar uiteindelijk zijn uw werknemers er natuurlijk ook niet bij gebaat als het slecht gaat met het bedrijf. Een mogelijke optie is bijvoorbeeld om een betalingsregeling voor te leggen aan uw werknemers waarin u voorstelt het vakantiegeld in termijnen te betalen. Maar zonder hun instemming kunt u daar niet zomaar eenzijdig toe overgaan.

Houd er rekening mee dat in de toepasselijke cao nadere regels kunnen staan. Zo kan bijvoorbeeld in de cao zijn opgenomen dat een verandering die gaat over een ander tijdstip waarop het vakantiegeld moet worden betaald uitsluitend in overleg met de vakorganisaties en/of het medezeggenschapsorgaan kan worden doorgevoerd.

Thuiswerken

27. Kan ik mijn werknemer verplichten om naar het werk te komen?

Werknemers die last hebben van milde gezondheidsklachten (niezen, keelpijn, loopneus, licht hoesten, verhoging tot 38 graden) moeten thuis blijven. Verder adviseert de regering om tot en met 6 april 2020 werknemers zo veel mogelijk thuis te laten werken. Het is daarom belangrijk om de mogelijkheden om thuis te werken met uw werknemer te bespreken. Indien het niet mogelijk is voor de werknemer om thuis te werken, dan mag u in principe van uw werknemer verlangen dat hij naar het werk komt.

Wel moet u als werkgever zorg dragen voor een veilige en gezonde werkplek en maatregelen nemen die de kans op besmetting reduceren. Deze maatregelen moeten in lijn zijn met de richtlijnen van het RIVM.

28. Ben ik verplicht de vaste reiskosten door te betalen indien er thuis wordt gewerkt of de werknemer thuis is vanwege ziekte?

Nee, in principe niet. De werkgever heeft geen wettelijke plicht om de reiskosten van de werknemer te vergoeden. Indien er geen reiskosten worden gemaakt doordat een werknemer thuis werkt of thuis blijft wegens ziekte, dan is het redelijk dat de vaste reiskostenvergoeding stopt. Het is wel raadzaam uw werknemers hiervan op de hoogte te brengen. In de cao of arbeidsvoorwaardenregeling kunnen andere afspraken over de reiskosten zijn opgenomen.

Als werkgever kunt u er ook voor kiezen de vaste reiskosten wel door te betalen als er niet wordt gereisd. De wet bepaalt in principe dat de werkgever maximaal zes aaneengesloten weken van afwezigheid van de werknemer de reiskosten mag doorbetalen. Daarna zal de Belastingdienst de vergoeding als verkapt loon aanmerken. De werkgever mag de reiskostenvergoeding vervolgens pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.

Op 14 april jl. heeft het kabinet bekend gemaakt dat deze wettelijke regel gedurende de coronacrisis niet zal gelden. Wanneer de werkgever de reiskosten wenst door te betalen dan mag dat en zal de fiscus de vergoeding niet als verkapt loon aanmerken.

29. Ik wil voorkomen dat mijn werknemers die nu structureel thuis werken straks een beroep doen op het recht op thuiswerken. Hoe doe ik dat?

Een werknemer kan, als hij langer dan 26 weken in dienst is, een verzoek bij u indienen om thuis te werken. Uw werknemer kan de mogelijkheid tot thuiswerken echter niet afdwingen. Wel dient u een verzoek van een werknemer om thuis te werken volgens de wet (Wet Flexibel Werken) serieus te overwegen.

U kunt dit verzoek van de werknemer om thuis te werken vervolgens afwijzen. Bijvoorbeeld omdat de functie van de werknemer zich daar in de regel niet voor leent of omdat u in uw beleid heeft bepaald bij welke functies er wel of niet thuis kan worden gewerkt. Daarom is het belangrijk om tijdens de ‘coronacrisis’ te communiceren dat het thuiswerken enkel tijdelijk is en dat na afloop van deze crisis weer op de normale wijze – op de bedrijfslocatie – wordt gewerkt.

Niet onbelangrijk: als u niet binnen een maand voor het beoogde tijdstip van ingang van het thuiswerken een beslissing heeft genomen, dan móet het verzoek van de werknemer worden toegewezen.

Ten slotte kan middels cao-afspraken worden afgeweken van het in de wet bepaalde. 

30. Ben ik als werkgever tijdens de ‘coronacrisis’ verantwoordelijk voor een goede thuiswerkplek?

Werkt iemand thuis omdat u dat van hem vraagt, dan moet u ook zorgen voor de juiste middelen daarvoor. Een werkgever moet namelijk elke arbeidsplaats in zijn arbobeleid betrekken, dus ook de thuiswerkplek. Dat betekent dat de thuiswerkplek ergonomisch moet zijn ingericht, over goede kunstverlichting moet beschikken etc. Stem dat dus goed met de werknemers af en laat hen desnoods de spullen van werk (bureau, bureaustoelen, computerschermen) ophalen en thuis op dezelfde wijze installeren.

Wellicht zal de Inspectie SZW in deze periode wat soepeler zijn met de handhaving van de Arbowet, maar dat is geen gegeven. U kunt nog steeds aansprakelijk zijn voor schade van de werknemer (denk bijvoorbeeld aan RSI), ook bij thuiswerken. Belangrijk om te weten: het maakt voor de verantwoordelijkheid niet uit of het thuiswerken plaatsvindt op verzoek van de werknemer of niet. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de thuiswerkplek.

Privacy vs. Corona

31. Mag ik aan een werknemer, die zich ziek meldt, vragen of hij het corona-virus heeft of de temperatuur van uw werknemers meten?

Nee. Het is in de meeste gevallen niet toegestaan om bij een ziekmelding aan uw werknemer te vragen waar hij last van heeft. U kunt uw werknemer niet verplichten deze informatie te verstrekken. Ook is het niet toegestaan om zelf de temperatuur van uw werknemers te meten. Dat is in strijd met de geldende privacyregels. Een bedrijfsarts kan dat, volgens de laatste berichten van de Autoriteit Persoonsgegevens, echter wel doen. Daarmee lijkt de Autoriteit Persoonsgegevens zich tijdens deze crisis wat soepeler op te stellen. Meer weten over het corona-virus en privacy? Lees ‘Corona vs. Privacy op de werkvloer‘ en het vervolg op dit artikel ‘De Autoriteit Persoonsgegevens geeft meer duidelijkheid‘ van Annemarie van Woudenberg.

32. Hoe werken mijn werknemers goed beveiligd thuis tijdens de coronacrisis?

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft vier tips gegeven voor het veilig thuiswerken. Je loopt met thuiswerken namelijk eerder het risico dat er sprake is van een hack of datalek. Zorg dat u als werkgever daarom goed bent voorbereid:

  1. Laat werknemers uitsluiten werken in een beveiligde omgeving en wees voorzichtig met het gebruik van cloud-, opslag- of e-maildiensten, zeker wanneer deze gratis zijn. Let daarnaast extra op wanneer een werknemer vanuit zijn functie bijzondere persoonsgegevens verwerkt, zoals medische gegevens, en zorg in dat geval voor extra beveiliging.
  2. Bescherm gevoelige documenten en plaats deze niet alleen op een usb-stick of op papier. Het is veiliger als deze documenten op de server van uw organisatie (komen te) staan.
  3. Wees voorzichtig met het gebruik van (video)chatdiensten. Maak voor gesprekken waarin u gevoelige gegevens bespreekt bij voorkeur gebruik van de beschikbare veilige communicatiemiddelen. Dat is in de eerste plaats de telefoon. Soms hebben organisaties beveiligde opties om te beeldbellen of te chatten. Dan kan dat ook, maar let goed op. Tijdens de ‘coronacrisis’ zien we al veel beelden op het internet verschijnen van dergelijke (video)chatgesprekken. Wijs uw werknemers er ook op de gesprekken niet op te nemen, bijvoorbeeld met hun telefoon.
  4. Let op phishingmails en informeer uw werknemers deze berichten direct te verwijderen en geen links aan te klikken, bijlagen te openen of gegevens in te vullen. Phishingmails zijn nepmails met bijvoorbeeld informatie over het corona-virus. Criminelen proberen hiermee (gevoelige) informatie te achterhalen of malware op uw computers te installeren.

Grensarbeiders

32. Mijn bedrijf heeft grensarbeiders in dienst die wonen in Duitsland of België. Mogen deze werknemers de grens nog passeren?

Grensarbeid tussen Duitsland en Nederland en België en Nederland is op dit moment nog toegestaan voor grensarbeiders die in het ene land wonen en in het andere land werken. Wel wijzigt de situatie regelmatig. Bij beide grenzen worden grenscontroles gehouden.

Voor grensarbeiders uit België en Duitsland geldt dat de werkgever een werkgeversverklaring moet opstellen. Per werknemer moet een document worden ingevuld dat door de respectievelijke overheden is opgesteld en dat de werknemer moet laten zien bij een grenscontrole.

Houd de website van de SVB in de gaten voor de laatste informatie.

Heeft u liever persoonlijk advies? Bel ons gerust of stuur een e-mail. We zijn er voor u!

Op de hoogte blijven van juridische gevolgen van het coronavirus?

 

Hoewel dit document met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is samengesteld, kunnen we niet garanderen dat deze te allen tijde compleet, actueel en/of accuraat is. U kunt er daarom geen rechten aan ontlenen. Voor concreet juridisch advies kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Lonneke Nouwen.

Advocaat: Arbeid

06 april 2020 Kennis

Stuur Lonneke een reactie


  • U kunt erop vertrouwen dat wij uw persoonlijke gegevens verwerken volgens onze privacy policy.